Kilis 7 Aralık Üniversitesi’nde uluslararasılaşma süreçlerinin yönetimi, Rektörlüğe bağlı olarak, Uluslararası İlişkilerden Sorumlu Rektör Yardımcısının koordinasyonunda faaliyet gösteren Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından kurumsal bir çerçevede koordine edilir. Ofisin kuruluşuna, görev ve sorumluluklarına, yönetim organlarının işleyişine ilişkin usul ve esaslar; Senato onayı ile yürürlüğe giren “Uluslararası İlişkiler Ofisi Kuruluş, İşleyiş ve Görev Yönergesi” ile belirlenmiştir. Bu yönerge; kurumsal hesap verebilirlik, yetki devri, mevzuata uygunluk, şeffaflık ve kalite güvencesi ilkeleri temelinde yürütülmesini destekleyen ana düzenleyici metindir. [1]
Uluslararası İlişkiler Ofisinin yönetim organları aşağıdaki bileşenlerden oluşur: [2]
Bu yapı; uluslararasılaşma süreçlerinin hem stratejik yönetişim (politika, planlama, izleme) hem de operasyonel uygulama (başvuru, seçim, uygulama, raporlama, arşiv, mali işlemler) boyutlarında bütünleşik yönetilmesini sağlar.
Üniversitenin yasal temsilcisi olarak uluslararası programlar kapsamında (özellikle Erasmus+ gibi dış kaynaklı fon mekanizmalarında) başvuruların, sözleşmelerin, ara ve nihai raporların onaylanması ve imzalanmasından sorumludur; faaliyetlerin hukuki ve mali boyutunu kurumsal düzeyde güvence altına alır. [3]
Ofisin doğrudan bağlı olduğu üst yönetici olarak, yürütülen tüm program ve faaliyetlerin üniversite adına etkin, koordineli ve mevzuata uygun yürütülmesinden birincil derecede sorumludur; birimler arası eşgüdümü ve kurumsal hedeflerle uyumu gözetir. [4]
Rektör tarafından, yabancı dil bilen ve uluslararası deneyime sahip öğretim üyeleri arasından üç yıllığına görevlendirilir. Başlıca görevleri: [5]
Sorumlu Rektör Yardımcısı başkanlığında, Ofis Koordinatörü ve üç program koordinatöründen oluşur. Görevleri: [6]
Öğrenci, akademik ve idari personel hareketliliğinde ilan, başvuru, seçim, uygulama, hibe yönetimi ve raporlama.
İkili/çok taraflı anlaşmalar, protokoller, ortak proje geliştirme, ağlara katılım ve tanıtım/temsil.
Kabul, kayıt, tanıtım ve uyum süreçlerinin ilgili birimlerle eşgüdüm içinde yürütülmesi.
Bu dağılım, süreç sahipliğini netleştirir; iş yükü ve uzmanlık gereksinimlerini yönetilebilir kılar. [7]
Birim Koordinatörleri fakülte/enstitü/yüksekokul/meslek yüksekokulu düzeyinde; Alt Birim Koordinatörleri ise bölüm/program/ana bilim dalı düzeyinde görevlendirilerek Ofis ile akademik birimler arasındaki eşgüdümü sağlar. Böylece uluslararasılaşma yalnızca merkezi ofis düzeyinde değil akademik birim düzeyinde de sahiplenilir; ders seçimi–intibak–tanınırlık süreçleri hareketlilikle uyumlu yürütülür ve uluslararası öğrenci uyum çalışmalarında birimler arası koordinasyon güçlenir. [8]
Erasmus+ öğrenci ve personel seçim süreçleri, Rektörlükçe görevlendirilen ve yönergede tanımlanan Erasmus Seçim Komisyonu ile yürütülür. Türkiye Ulusal Ajansının usul ve esasları ile Erasmus El Kitabı hükümlerine uygunluk gözetilir; üyeler Rektör Oluru ile belirlenir. Bu mekanizma seçim kararlarının şeffaflık, eşitlik ve mevzuata uygunluk çerçevesinde yürütülmesine katkı sağlar. [9]
Yönerge, harcama yetkisinin Rektöre ait olduğunu; gerektiğinde bu yetkinin Ofis Koordinatörüne veya Koordinatörün talebi üzerine ilgili Program Koordinatörlerinden birine devredilebileceğini düzenler. Gerçekleştirme görevlisinin belirlenmesine ilişkin hüküm de aynı çerçevede tanımlanmış olup mali süreçlerde yetki–sorumluluk ilişkisi ve iç kontrol yaklaşımı desteklenir. [10]
Yapının işleyişi, Yönetim Kurulu ve program koordinatörlüklerinin düzenli toplantıları üzerinden izlenir. Başvuru, seçim, hareketlilik, anlaşma yönetimi, bütçe kullanımı, raporlama ve kayıt süreçlerine ilişkin göstergeler ile riskler değerlendirilerek iyileştirme kararları alınır; sonuçlar sorumlu birim, hedef tarih ve beklenen çıktı tanımlarıyla eylem planlarına aktarılır. [11]
Üst yönetim bilgilendirmesi, paydaş iletişim planı, alternatif zaman planlaması, yedek aday yönetimi ve dokümantasyon kontrol listeleri gibi önleyici tedbirler süreç yönetimine entegre edilir.
Dijital izleme: Erasmus+ öğrenci hareketliliği, Erasmus+ Kurum Koordinatörü tarafından geliştirilen Erasmus Öğrenci Akış Takip Sistemi ile başvurudan dosya kapanışına kadar altı aşamada izlenir; eksik evrak, vize ve ödeme durumları panelde otomatik raporlanır, mali belgeler sistemden üretilir. Ayrıntı →
Uluslararasılaşma süreçlerinin yönetimi; mevzuat temelli kurumsal çerçeve, üst yönetim sorumluluğu, stratejik yönetişim organı (Yönetim Kurulu), uzmanlaşmış program koordinatörlükleri, birim/alt birim koordinatörleri, seçim komisyonu ve mali yetkilendirme mekanizmaları üzerinden bütüncül bir sistem olarak yapılandırılmıştır. İşleyiş; düzenli izleme, değerlendirme ve iyileştirme kararlarıyla kanıta dayalı biçimde güvence altına alınır.
Kilis 7 Aralık Üniversitesi · Uluslararası İlişkiler Ofisi
Son güncelleme: 22.10.2026