Kilis 7 Aralık Üniversitesi’nde uluslararasılaşma faaliyetlerinin sürdürülebilir biçimde yürütülmesi için gerekli kaynaklar; insan gücü, mali kaynak, fiziksel altyapı, teknik altyapı ve süreç dokümantasyonu bileşenleriyle birlikte planlanmakta ve yönetilmektedir. Uluslararasılaşmaya ayrılan kaynakların belirlenmesi, paylaşılması ve kurumsallaştırılması; uluslararasılaşma faaliyetlerinin nicelik ve nitelik bağlamında izlenmesi ve değerlendirilmesi yaklaşımıyla desteklenmektedir.
İnsan kaynağı yönünden Uluslararası İlişkiler Ofisi, uluslararasılaşmadan sorumlu merkezi birim olarak yeterli bir kurumsal kapasite üretmeyi hedeflemekte; koordinatörlük yapılanması ve ofis personeli aracılığıyla süreçleri yürütmektedir. Kurumda Uluslararası İlişkiler Ofisi Koordinatörünün yanı sıra farklı görev alanlarında öğretim elemanları ve idari personel görev yapmakta; Erasmus+ programı, uluslararası öğrenciler ve uluslararası iş birlikleri/ortaklıkları için ilgili personelin tam zamanlı olarak çalıştığı belirtilmektedir. Bu yapı, uluslararasılaşma faaliyetlerinde görev dağılımını netleştiren ve süreçlerin sürekliliğini destekleyen bir insan kaynağı planlamasına işaret etmektedir. [12_OD3]
Akademik birimlerde görevlendirilen akademik koordinatörler/birim koordinatörleri; yeni uluslararası ikili anlaşmaların imzalanmasında aracılık, ders seçimi ve ders intibakı/transferi konularında destek, uluslararası öğrenciler için oryantasyon programları ve birimler arası koordinasyon gibi işlevlerle uluslararasılaşmanın sahadaki uygulama kapasitesini güçlendirmektedir. Ayrıca her akademik birimde Bologna sisteminden sorumlu bir akademik personelin bulunması; ders katalogları ve ders içeriklerinin Türkçe ve İngilizce biçimde Bologna sistemine uyumlu kaydedilmesi ve değişikliklerin güncellenmesi süreçlerini güvence altına almaktadır. Bu kaynak, uluslararasılaşmış müfredat ve ders tanınırlığı süreçlerinin kurumsal sürekliliğini sağlayan önemli bir kapasite bileşeni oluşturmaktadır. [13_OD3]
Fiziksel altyapı açısından Uluslararası İlişkiler Ofisi, Rektörlük binası birinci katta bir koordinatör ofisi ve ofis personelinin bulunduğu iki ofis olmak üzere üç ayrı ofiste hizmet vermektedir. Ofise ait ortak kullanılan bir arşiv alanı bulunmakta; buna karşın birime ait müstakil eğitim alanı, sosyal alan ve taşıt bulunmamaktadır. Uluslararası öğrenci uyum programları ve bilgilendirme toplantıları gibi etkinlikler ise üniversite bünyesindeki uygun toplantı ve konferans alanlarında planlanmakta ve yürütülmektedir. Fiziksel alanın yeterliliği ve ihtiyaç duyulan iyileştirmeler yıllık faaliyet raporları ve kaynak planlama değerlendirmeleri üzerinden gözden geçirilmektedir. [17_OD4][20_OD4]
Süreçlerin standardizasyonu ve kurumsal işleyişin güçlendirilmesi amacıyla Uluslararası İlişkiler Ofisinin organizasyon yapısı ve hiyerarşik işleyişi organizasyon şeması ile görünür kılınmıştır. Organizasyon şeması; uluslararasılaşma kaynaklarının (insan gücü ve görev dağılımı) kurumsal düzeyde tanımlandığını ve süreçlerin sorumluluk esaslı yönetildiğini göstermektedir. [14_OD3]
Uluslararasılaşma süreçlerinin operasyonel yürütülmesine yönelik iş akış şemaları hazırlanmış; süreç adımlarının uçtan uca tanımlandığı, sorumlulukların ve işleyiş sırasının netleştirildiği bir dokümantasyon oluşturulmuştur. Erasmus+ öğrenim hareketliliğinde başvuru, yabancı dil sınavı, asil-yedek liste, bilgilendirme, karşı kurum başvuruları, vize yazışmaları, hibe sözleşmesi, hibenin yüzde sekseninin ödenmesi, dönüş evrakları, nihai rapor, kalan yüzde yirmi ödemenin yapılması gibi adımlar; iş akış şemasında ayrıntılı biçimde yer almakta ve süreç tamamlanma kriterleriyle birlikte tanımlanmaktadır. [15_OD4]
İş akış şemasında ayrıca süreç riskleri ve performans göstergeleri tanımlanmıştır. Süreç riskleri arasında karşı kurum başvuru sürelerinin kaçırılması, hibenin kuruma geç yatırılması nedeniyle öğrenciye ödeme yapılamaması, vize alamama durumunda yedek öğrencilerin başvuru sürelerinin geçmiş olması, hibe tutarının eksik/fazla yatırılması, erken dönüş nedeniyle iade süreçleri, öğrencinin faaliyete katılmaması veya dönmemesi, savaş/pandemi gibi olağanüstü durumlarda geri dönüş riskleri ve ders tanınmaması/yanlış eşleştirilmesi gibi riskler yer almaktadır. Performans göstergeleri arasında ise farklı kültürde eğitim alan öğrenci sayısının artırılması, kültürel etkileşim ve kültürel zekâ gelişimi, yabancı dil yeterliliği, lisansüstü eğitime yönelik uluslararası bağlantıların güçlenmesi, kullanılan toplam hibe miktarındaki artış ve iade edilen hibe miktarındaki azalma gibi göstergeler tanımlanmıştır. Bu yaklaşım; kaynak yönetimini yalnızca tahsis düzeyiyle değil, risk ve performans parametreleriyle birlikte izleyen bir süreç tasarımını desteklemektedir. [16_OD4]
Teknik altyapı ve kurumsal işleyiş boyutunda, Uluslararası İlişkiler Ofisi bünyesinde teknolojik araçlar ve dijital sistemler uluslararasılaşma süreçlerini destekleyecek şekilde kullanılmaktadır. Kurumsal süreçlerin duyuru, başvuru, değerlendirme sonuç ilanı, başvuru formları, belge ve doküman erişimi gibi kritik adımlarında Türkçe ve İngilizce içerik sunan kurumsal web sayfalarının aktif kullanımı; iletişim ve koordinasyonu güçlendiren bir kaynak olarak değerlendirilmektedir. Kamu kurumları ve dış paydaşlarla resmî yazışma ve belge akışı Elektronik Belge Yönetim Sistemi üzerinden yürütülmekte; uluslararası değişim programlarına ilişkin ödeme süreçleri Merkezi Harcama Yönetim Sistemi üzerinden işletilmektedir. Değişim programlarına ilişkin veri girişleri ve hareketlilik izleme süreçlerinde ilgili ulusal sistemlerden yararlanılmaktadır. Bu teknik altyapı, süreçlerin izlenebilirliği ve hesap verebilirliği açısından kaynak yönetiminin önemli bir unsurunu oluşturmaktadır. [17_OD4]
Mali kaynakların yönetimi, uluslararasılaşma çalışmalarının sürdürülebilirliği açısından temel bir bileşendir. Kurumda uluslararasılaşma süreçlerine ayrılan mali kaynağın büyük bir bölümü Erasmus+ programı kaynaklarından oluşmakta; KA131 ve KA171 bütçeleri kapsamında öğrenci, akademik personel ve idari personel hareketlilikleri finanse edilmektedir. Bütçe kullanım oranları belgesi, farklı proje dönemlerinde alınan hibe, kullanılan hibe ve hibe kullanım oranlarını göstererek mali kaynak yönetiminin izlenebilirliğini somutlaştırmaktadır. Örneğin 2022 KA131 projesinde 47.050 Avro alınan hibenin 41.837 Avrosu kullanılmış ve yüzde seksen dokuz kullanım oranına ulaşılmıştır; 2022 KA171 projesinde 3.150 Avro hibe kullanımı yüzde yüzdür; 2023 KA131 projesinde 50.150 Avro hibenin 44.479 Avrosu kullanılarak yüzde seksen dokuz kullanım oranı sağlanmıştır. 2024 KA131 projesi ve 2025 KA131 projesi “devam ediyor” statüsünde izlenmekte olup 2024 KA131’de 75.940 Avro alınan hibenin 58.811 Avrosu kullanılmış; 2025 KA131’de 106.640 Avro alınan hibe karşılığında 8.711 Avro kullanılan hibe bilgisi raporlanmıştır. Ayrıca 2025 KA220 projesi kapsamında 48.000 Avro, 2025 Jean Monnet projesi kapsamında 33.000 Avro hibe tahsisi yer almaktadır. Bu tablo, uluslararasılaşma kaynaklarının yalnızca hareketlilik bütçeleri ile sınırlı olmadığını; aynı zamanda proje temelli uluslararası fonlarla çeşitlendirildiğini göstermektedir. [18_OD4]
Uluslararasılaşma kaynaklarının akademik birimler arasında dengeli biçimde yönetilmesi, kaynak yönetiminin adalet ve kapsayıcılık boyutunu güçlendirmektedir. Kurumda uluslararası değişim programları kaynaklarının akademik birimlere dağılımına ilişkin veri seti üretilmiş ve raporlanmıştır. Bu yaklaşım, kaynak kullanımının yalnızca toplam büyüklüğünün değil, kurum içi dağılımının da izlenmesi ve gerektiğinde iyileştirme yapılabilmesine imkân veren bir izleme perspektifini desteklemektedir. [19_OD4]
Sonuç olarak uluslararasılaşma kaynakları; insan gücü (merkez ofis + akademik birim koordinatörleri + Bologna sorumluları), mali kaynak (Erasmus+ hareketlilik bütçeleri ve uluslararası proje bütçeleri), fiziksel ve teknik altyapı ile süreç dokümantasyonu (organizasyon şeması, yönerge, iş akışları, risk ve performans göstergeleri) bileşenleri üzerinden belirlenmiş, paylaşılmış ve kurumsallaştırılmıştır. Kaynakların kullanımına ilişkin veriler üretilmekte; bütçe kullanım oranları, hareketlilik verileri ve kaynak dağılımı gibi parametreler üzerinden kaynak yönetiminin izlenebilirliği sağlanmaktadır. [20_OD4]
Olgunluk Düzeyi: Kurumda uluslararasılaşma kaynaklarının dağılımı izlenmekte ve iyileştirilmektedir.
Kanıtlar: